Коротко
Почта на своём домене в Яндексе подключается через Яндекс 360 для бизнеса: вы добавляете домен в организацию, подтверждаете права записью в DNS, прописываете MX-запись и записи для защиты от спама, а затем создаёте ящики сотрудников. У Mail (VK WorkSpace) порядок почти такой же, отличаются только значения записей и интерфейс. Сам процесс занимает от получаса до пары часов, основное время уходит на ожидание обновления DNS.
Главные ошибки при подключении — не в сервисе, а в DNS: забытая старая MX-запись, две SPF-записи вместо одной, не добавленная DKIM-подпись. Из-за них письма уходят в спам или не доходят вовсе. Отдельная задача — перевести на новую почту отправку писем с сайта, иначе заявки продолжат уходить с технического адреса хостинга.
| Этап | Где делается | Сколько ждать |
|---|---|---|
| Добавить домен | Админка Яндекс 360 или VK WorkSpace | Сразу |
| Подтвердить права | DNS-панель регистратора или хостинга | От минут до нескольких часов |
| Настроить MX | DNS-панель | До суток на обновление |
| SPF, DKIM, DMARC | DNS-панель | До суток |
| Создать ящики | Админка почтового сервиса | Сразу |
| Перевести сайт на SMTP | Админка сайта | Сразу после настройки |
Основная мысль
Корпоративная почта на своём домене — это не отдельный сервис, а связка из почтового провайдера и правильных DNS-записей: сервис хранит письма, а записи домена говорят всему интернету, куда эти письма доставлять и кому верить.
Адрес вида info@вашдомен.ru выглядит солиднее, чем ящик на бесплатном домене, но дело не только в имидже. Ящики принадлежат компании, а не сотруднику: при увольнении доступ отключается в админке, переписка остаётся. Адреса можно переназначать, создавать общие ящики для заявок и списки рассылки для отделов.
Большинство проблем с почтой на домене возникают через месяцы после подключения, когда кто-то меняет DNS, переносит сайт или подключает рассылку. Поэтому полезно один раз разобраться, какие записи за что отвечают, и хранить их список вместе с доступами к домену.
Что нужно до начала
Доступ к управлению доменом
DNS-записи редактируются там, где делегирован домен: у регистратора, на хостинге или в отдельном DNS-сервисе. Чтобы понять, где именно, посмотрите NS-серверы домена в сервисе проверки Whois. Если NS указывают на хостинг, записи правятся в панели хостинга, а не у регистратора.
Список ящиков и ответственных
Заранее решите, какие адреса нужны: личные ящики сотрудников, общий адрес для заявок, адрес для бухгалтерии. Общие адреса удобнее делать рассылками или общими ящиками, чтобы заявки не терялись, когда менеджер в отпуске.
Старая почта
Если почта на домене уже работает, например на хостинге, прежде чем менять MX, выгрузите или перенесите старые письма. После переключения MX новые письма пойдут в новый сервис, а старые останутся на прежнем сервере до тех пор, пока вы их не заберёте.
Почта на своём домене в Яндексе: пошаговая настройка
Ниже общий порядок для Яндекс 360 для бизнеса. Названия разделов в интерфейсе могут меняться, поэтому ориентируйтесь на подсказки мастера подключения домена.
Шаг 1. Создать организацию и добавить домен
Зайдите в Яндекс 360 для бизнеса под аккаунтом, который будет администратором, создайте организацию и добавьте домен. Лучше использовать отдельный аккаунт компании, а не личный аккаунт сотрудника: иначе при его уходе управление почтой придётся восстанавливать.
Шаг 2. Подтвердить права на домен
Сервис предложит несколько способов подтверждения: DNS-запись, мета-тег на главной странице или файл в корне сайта. Самый надёжный — TXT-запись в DNS, потому что она не зависит от работы сайта. Добавьте запись со значением из админки и запустите проверку. Если проверка не проходит, подождите: изменения DNS распространяются не мгновенно.
Шаг 3. Прописать MX-запись
MX-запись указывает, какой сервер принимает почту для домена. Для Яндекса это mx.yandex.net с приоритетом 10. Перед добавлением удалите все старые MX-записи, например от хостинга: если оставить обе, часть писем будет уходить на старый сервер.
Шаг 4. Добавить SPF и DKIM
SPF — это TXT-запись, которая перечисляет серверы, имеющие право отправлять почту от имени домена. DKIM — цифровая подпись писем, открытый ключ которой публикуется в DNS. Значение DKIM-ключа берётся в админке Яндекс 360, в настройках домена.
Шаг 5. Создать ящики сотрудников
После подтверждения домена создайте сотрудников в админке, задайте им адреса и временные пароли. Сотрудник входит в ящик через обычный интерфейс Яндекс Почты или подключает его в почтовой программе.
Какие DNS-записи нужны
Ниже типовой набор записей для корпоративной почты. Значения для Яндекса и Mail приведены как ориентир — перед добавлением сверяйте их с подсказками в админке своего сервиса.
| Запись | Имя | Значение для Яндекс 360 | Значение для VK WorkSpace |
|---|---|---|---|
| MX | @ | mx.yandex.net, приоритет 10 | emx.mail.ru, приоритет 10 |
| TXT (SPF) | @ | v=spf1 redirect=_spf.yandex.net | v=spf1 redirect=_spf.mail.ru |
| TXT (DKIM) | селектор из админки | ключ из админки | ключ из админки |
| TXT (DMARC) | _dmarc | v=DMARC1; p=none | v=DMARC1; p=none |
| TXT | @ | код подтверждения домена | код подтверждения домена |
Одна SPF-запись на домен
У домена должна быть только одна SPF-запись. Если письма отправляет не только почтовый сервис, но и сайт через сервер хостинга или сервис рассылок, их нужно объединить в одну запись через механизм include. Две отдельные записи v=spf1 — частая причина, по которой письма попадают в спам.
DMARC
DMARC говорит почтовым серверам получателей, что делать с письмами, которые не прошли проверку SPF и DKIM. Начинать стоит с мягкой политики p=none, а после проверки отчётов — переходить к более строгой. Если сразу поставить строгую политику при неполной SPF-записи, часть легитимных писем, например уведомления с сайта, будет отклоняться.
Когда запись не сохраняется
Некоторые DNS-панели сами добавляют к имени домен или требуют точку в конце значения. Если после сохранения запись выглядит как _dmarc.domain.ru.domain.ru, имя нужно исправить. Проверить, что видит интернет, можно через любой онлайн-сервис DNS-запросов.
Почта на своём домене в Mail
Корпоративная почта от Mail сейчас входит в VK WorkSpace. Логика подключения та же: добавить домен, подтвердить права, прописать MX, SPF и DKIM, создать ящики.
Порядок подключения
- Зарегистрировать организацию в VK WorkSpace и добавить домен.
- Подтвердить права одним из предложенных способов, лучше через DNS.
- Удалить старые MX-записи и добавить MX из инструкции сервиса.
- Добавить SPF и DKIM со значениями из админки.
- Создать ящики сотрудников и общие адреса.
Яндекс или Mail: что выбрать
| Критерий | Яндекс 360 | VK WorkSpace |
|---|---|---|
| Интерфейс почты | Яндекс Почта | Почта Mail |
| Сопутствующие сервисы | Диск, календарь, Телемост и другие | Облако, календарь и другие |
| Настройка домена | Мастер подключения в админке | Мастер подключения в админке |
| Тарифы | Смотреть актуальные на сайте сервиса | Смотреть актуальные на сайте сервиса |
Для небольшой компании разница в основном в привычках сотрудников: кто пользуется Яндекс Почтой, тому проще в Яндекс 360, и наоборот. На работу сайта выбор сервиса не влияет.
Ящики сотрудников и управление доступами
Когда домен подключён, начинается повседневная работа с почтой. От того, как её организовать в первые дни, зависит, насколько легко потом будет принимать новых сотрудников и расставаться с уходящими.
Схема адресов
Удобно заранее договориться о формате личных адресов: имя, фамилия или первая буква имени и фамилия. Единый формат проще запоминать клиентам и проще поддерживать. Для функций лучше заводить отдельные адреса, не привязанные к людям:
- info@ — общий адрес для сайта и визиток;
- zakaz@ или sales@ — заявки и заказы;
- buh@ — счета, акты и документы;
- hr@ — отклики на вакансии;
- admin@ — регистрация в сервисах, домен, хостинг.
Последний адрес особенно полезен. Если хостинг, домен, Яндекс Вебмастер и Метрика зарегистрированы на личный ящик сотрудника, после его ухода восстанавливать доступы приходится через поддержку каждого сервиса.
Общие ящики и рассылки
Заявки с сайта лучше направлять не на личный ящик одного менеджера, а на общий адрес. В почтовых сервисах для этого есть рассылки (одно письмо получают несколько сотрудников) и общие ящики (несколько человек работают в одном ящике). Рассылка подходит, когда заявку должны увидеть все, общий ящик — когда важно, чтобы один менеджер взял заявку в работу и остальные это видели.
Увольнение сотрудника
Ящик уволенного сотрудника не стоит удалять сразу: в нём переписка с клиентами. Обычно доступ блокируют, пароль меняют, а входящие письма перенаправляют коллеге. Через несколько месяцев, когда клиенты узнали новый контакт, ящик можно архивировать по правилам сервиса.
Почтовые программы и телефоны
Сотрудники могут работать через веб-интерфейс или подключить ящик в Outlook, Thunderbird, почтовом приложении на телефоне. Для этого используются протоколы IMAP для получения и SMTP для отправки, настройки для них приведены в справке сервиса. IMAP хранит письма на сервере, поэтому переписка одинаково видна на всех устройствах. Протокол POP3 для командной работы подходит хуже: письма скачиваются на одно устройство.
Типовые сценарии
| Ситуация | Что сделать |
|---|---|
| Новая компания, сайт ещё делается | Сразу подключить домен в почтовый сервис и завести admin@ |
| Почта на хостинге, 2–3 ящика | Перенести в Яндекс 360 или VK WorkSpace при следующем переезде хостинга |
| Заявки теряются в личных ящиках | Завести общий адрес и перенастроить формы сайта на него |
| Письма с сайта в спаме | Проверить SPF и DKIM, перевести сайт на SMTP |
Почта на своём домене бесплатно: что реально доступно
Условия бесплатного использования у почтовых сервисов меняются, поэтому актуальные тарифы и ограничения нужно проверять на их сайтах в момент подключения. Ориентироваться на старые статьи не стоит: то, что было бесплатным несколько лет назад, могло стать платным или получить ограничения по числу ящиков и объёму хранилища.
Почта на хостинге
Большинство хостингов дают почтовые ящики на домене в рамках тарифа. Это рабочий вариант для одного-двух адресов, но у него есть минусы: ящики зависят от хостинга, при переезде сайта почту тоже придётся переносить, а антиспам и веб-интерфейс обычно проще, чем у специализированных сервисов.
На чём не стоит экономить
Бесплатный вариант подходит для старта, но для компании, где через почту идут заявки и документы, важнее надёжность, объём хранилища и возможность управлять доступами. Если почта — основной канал продаж, платный тариф с нормальной поддержкой обычно окупается первой же сохранённой заявкой.
Письма с сайта и корпоративная почта
После подключения корпоративной почты нужно проверить, откуда отправляет письма сайт. По умолчанию WordPress и 1С-Битрикс отправляют почту через функцию mail() сервера хостинга. Такие письма часто не проходят SPF и DKIM вашего домена и попадают в спам.
WordPress
На WordPress отправку переводят на SMTP с помощью плагина, например WP Mail SMTP. В настройках указывается SMTP-сервер почтового сервиса, порт, способ шифрования, адрес ящика и пароль приложения. После настройки отправьте тестовое письмо и проверьте его заголовки: SPF и DKIM должны быть в статусе pass. Как сделать так, чтобы заявки из форм доходили, подробно разобрано в статье про форму обратной связи на WordPress.
1С-Битрикс
В 1С-Битрикс отправку тоже переводят на SMTP. В актуальных версиях это делается в настройках продукта, в более старых — через доработку или отдельный модуль. Проверьте, что адрес отправителя в почтовых шаблонах совпадает с доменом, иначе письма будут выглядеть подозрительно для почтовых серверов.
Пароль приложения
Для подключения почты по SMTP почтовые сервисы, как правило, требуют не основной пароль, а отдельный пароль приложения. Его создают в настройках безопасности аккаунта. Такой пароль можно отозвать, не меняя основной, — это удобно, если доступ к сайту есть у нескольких людей.
Если письма с сайта уже не доходят, начните с разбора причин в статье о том, почему не приходят письма с сайта. Там описано, как читать заголовки писем и где искать ошибку.
Как сделать почту на своём домене без потери писем
Самый рискованный момент — переключение MX, когда почта уже работает. Чтобы не потерять письма, действуйте по порядку.
- Создайте в новом сервисе все ящики, которые существуют сейчас.
- Уменьшите TTL у MX-записи заранее, за сутки до переключения.
- Переключите MX и сразу проверьте приём тестовым письмом с внешнего адреса.
- Перенесите старые письма через инструмент импорта сервиса или почтовую программу.
- Пару дней проверяйте старый сервер: туда могут приходить письма от серверов, которые закэшировали прежнюю запись.
- Обновите SPF: удалите из неё старый сервер, если он больше не отправляет почту.
Перенос сайта и смена домена
При переезде сайта на другой хостинг DNS часто переносят целиком, и почтовые записи теряются. Перед переездом выпишите все TXT и MX-записи. Это же касается смены домена — порядок действий описан в статье о переносе сайта на другой домен.
Как проверить, что почта работает правильно
После настройки мало убедиться, что письмо дошло до коллеги в соседнем кабинете. Нужно проверить приём и отправку с внешних адресов и посмотреть, как письма оценивают почтовые серверы получателей.
Проверка приёма
Отправьте письмо на новый ящик с внешнего адреса, например с личной почты на другом сервисе. Если письмо не пришло, проверьте MX-запись через онлайн-сервис DNS-запросов: там должна быть только запись нового сервиса. Если MX правильная, но письма идут на старый сервер, значит, у части серверов ещё действует закэшированная запись — нужно подождать.
Проверка отправки
Отправьте письмо с нового ящика на внешние адреса у разных почтовых сервисов. Откройте полученное письмо, найдите просмотр исходного текста или заголовков. В заголовке с результатами проверки должны быть статусы spf=pass и dkim=pass. Если там fail или none, соответствующая запись добавлена с ошибкой или ещё не обновилась.
Проверка писем с сайта
Отправьте заявку из каждой формы сайта и из корзины, если это магазин. Проверьте, что письмо пришло на нужный адрес, адрес отправителя — на вашем домене, а заголовки проходят SPF и DKIM. Такую проверку стоит повторять после каждого обновления плагинов форм и после переезда сайта.
Типичные ошибки и чек-лист
Что чаще всего идёт не так
- Оставлена старая MX-запись хостинга рядом с новой.
- Добавлены две отдельные SPF-записи вместо одной объединённой.
- Не добавлен DKIM, и письма получают низкую оценку у почтовых серверов.
- Администратор организации — личный аккаунт сотрудника, который уже уволился.
- Сайт продолжает отправлять письма через mail() хостинга с адреса вроде www-data.
- Заявки уходят на личный ящик менеджера, а не на общий адрес.
- DNS перенесли при переезде сайта, а почтовые записи забыли.
Предпоследний пункт связан не только с удобством. Заявки с сайта содержат персональные данные клиентов, и хранить их лучше в корпоративных ящиках с управляемым доступом. Об этом подробнее — в статье про проверку сайта по 152-ФЗ.
Чек-лист настройки
- Администратор организации — аккаунт компании, доступ к нему есть у двух человек.
- Домен подтверждён через DNS.
- В DNS одна MX-запись нужного сервиса.
- Одна SPF-запись, в которой перечислены все отправители.
- DKIM добавлен и включён в админке сервиса.
- DMARC с политикой p=none, отчёты приходят на отдельный адрес.
- Созданы общие адреса для заявок и документов.
- Сайт отправляет письма через SMTP, тестовое письмо проходит SPF и DKIM.
- Список DNS-записей сохранён вместе с доступами к домену.
Частые вопросы
Как создать почту на своём домене?
Выбрать почтовый сервис, добавить в нём домен, подтвердить права через DNS, прописать MX, SPF и DKIM и создать ящики. Если нет доступа к DNS, начать нужно с его восстановления у регистратора или хостинга.
Как настроить почту на своём домене, если сайт на хостинге?
Сайт и почта работают независимо. Записи A для сайта остаются как есть, меняются только MX и TXT-записи для почты. Главное — не удалить A-записи по ошибке.
Почта со своим доменом на Яндексе — сколько ждать после настройки?
Подтверждение и MX обычно начинают работать в течение нескольких часов, но в отдельных случаях обновление DNS занимает до суток.
Корпоративная почта на своём домене в Яндексе подходит для маленькой компании?
Да. Сервис одинаково работает для одного ящика и для десятков сотрудников, а управление доступами и общие ящики полезны даже в компании из трёх человек.
Как создать почту на своём домене в Яндексе, если домен куплен у другого регистратора?
Регистратор не важен. Записи добавляются там, где указаны NS-серверы домена, — у регистратора, на хостинге или в DNS-сервисе.
Можно ли подключить почту на своём домене в Mail и Яндексе одновременно?
Принимать почту для одного домена может только один сервис — тот, на который указывает MX. Отправлять можно с обоих, если оба перечислены в SPF, но такая схема усложняет поддержку.
Почему письма с корпоративной почты попадают в спам?
Чаще всего из-за отсутствия DKIM, ошибки в SPF или двух SPF-записей. Проверьте заголовки полученного письма: там видно, какая проверка не прошла.
Что делать с почтой при переезде сайта?
Выписать все MX и TXT-записи до переезда и перенести их, если меняются NS-серверы. Если NS не меняются, почта не затрагивается.
Нужен ли разработчик, чтобы подключить почту?
Подключить почту можно самостоятельно по инструкции сервиса. Разработчик нужен, когда почта уже работает и надо переехать без потерь или перевести отправку писем с сайта на SMTP.
Итог
Почта на домене подключается за один вечер: домен, подтверждение, MX, SPF, DKIM и ящики. Выбор между Яндекс 360 и VK WorkSpace для небольшой компании — вопрос привычки, а надёжность почты определяется правильностью DNS-записей.
После подключения не забудьте про сайт: формы должны отправлять письма через SMTP нового сервиса, иначе заявки будут попадать в спам. Сохраните список записей вместе с доступами к домену — он пригодится при переезде и смене подрядчика.
Если нужно перевести почту на домен без потери писем, настроить SPF и DKIM или починить отправку заявок с сайта, я как частный разработчик сделаю это в рамках доработки сайта на WordPress или 1С-Битрикс. Работаю напрямую, без посредников.
